忙しすぎ！スケジュールパニックを脱出して生産性を上げる時間管理術

周りが忙しくて仕事を頼めない。スケジュール管理がうまくいかず残業してしまう。新しいことにチャレンジしたいけど、今の仕事で手いっぱいになっている。なんてことはありませんか？私はあります。仕事のタスクに振り回されているということは、どのくらい何をやるべきかわからないときにおこりがち。自分の時間を管理しながら少しでも生産性を上げる方法をご紹介します。

とりあえず全部書き出しておく

例えばメールを打っているとき「あ！これもやらなきゃ」と突如降って湧いたようにタスクを思い出すことってありませんか。このメール処理が終わったら片付けちゃお！と次々と手をつけるのは少し待ってください。いったんメモ帳に書き出しておいて、他の業務との優先順位や、誰かに頼めないかどうかを考えて取り組むのがオススメです。忙しいとつい勢いがついて、右から左へと流れ作業のように目の前のタスクをこなしてしまいがち。心の中の一休さんを発動させて「あわてない、あわてない」と効率よく組み立てていきましょう。

いざという時に助けてくれる仲間をつくる

タスクを書き出してみると、ものすごく膨大かつ多岐にわたっていることに気付き遠い目に…。私もかつて人事をしていたとき、担当が私ひとりしかいないのにスケジューリングに失敗し、同日に給与計算の〆切と採用面接と入社手続きが重なってしまうことがありました。そのときは全社員に影響がでる給与計算を優先し、面接は現場マネージャーに託し、入社手続きを別部署の同僚にフォローをお願いしてことなきを得ました。これはあまり好例ではありませんが、なんでも1人でやるのではなく常日頃から周りのサポートやフォローに入り、いざというときに助けてもらえる関係づくりをしておくといいなと思いました。

休憩を取ることに罪悪感を持たない

忙しいときほどタスクの間に10分でいいので休憩をいれましょう。次々とタスクを消化しても人間の集中力はせいぜい1時間も持てばよいほう。休憩はサボってるように見えてイヤだな！という人は要注意。忙しいときほど抜け漏れが多くなり、その結果、補填に時間がかかるという地獄の無限ループに陥りやすくなります。私は人に話しかけられたくなかったので、トイレに行くふりをして外の空気を吸うために会社の周りをぐるっと一周する、少し離れたコンビニにコーヒーを買いに行くなどして息抜きをしました。