一般事務になるには？未経験から事務職に転職するのは難しい？

一般事務は転職を考える多くの女性から高い人気を誇る職種のひとつです。それゆえに求人が出ていれば応募が殺到し、必然的に倍率が高くなりがちです。そんな競争の激しさから、事務職になりたいと思いながらも、未経験では内定を取れないのではないかと、大事な一歩を踏み出せない人も少なくありません。そこで今回は、異職種から一般事務になれるのか、なるためにはどのような行動をすればいいのか、未経験から事務職になるためのポイントを解説します。

一般事務になるには？未経験では難しい？

一般事務はほかの職種に比べて残業が少なく、土日休みであることが多め。男女ともに人気の職種で、ひとつの募集枠に何十人と応募が集まることも少なくありません。2021年4月の有効求人倍率は0.23（一般職業紹介状況より）。一人の求職者に対して、およそ0.2件の求人しかないという状況です。

そんな競争が激しい一般事務に未経験からなることはできるのでしょうか。結論から言うと、未経験でも一般事務になることは可能です。求人を出している企業に応募し、書類選考や適性検査、面接を通過すれば、一般事務として働くことができます。

ただし倍率は高め。きちんとした対策が重要に

一般事務は倍率が高い職種です。何も準備しないで選考に進んでは思うように内定を獲得することが難しくなります。想像以上にお祈りメールが届くことから、途中で一般事務への転職を諦めてしまう人も…。そうならないためにも、選考に進む前の準備はきちんとおこなうことが重要です。では、どのような準備をすればいいのでしょうか。

一般事務に転職するためにやるべきこと

なぜ一般事務になりたいのかを明確にする

まずは、どうして事務職に就きたいのか、という部分を明確にしましょう。はっきりとした理由を用意せずに採用選考に臨むと、面接で聞かれた際に筋道を立てて説明することができません。面接官が納得できる回答ができず、次の選考に進むことが難しくなります。その職業に就きたい理由は、未経験募集の採用選考ではよく聞かれる内容です。あらかじめ、明確かつ誰が聞いても納得できるものを考えておきましょう。

自分はどういう人間なのかわかりやすく伝えられるようにする

自分は何をしてきたのか、ほかに何ができるのか、将来的には何をやりたいのか、という部分をまとめておくことも大切です。また、どんなときにモチベーションが上がるか、逆にどういうときにモチベーションが下がるか、などのことも考えておくと、自分はどういう人間なのかがわかり、選考でそれを説明しやすくなります。

納得できる志望動機を用意する

志望動機は採用選考でよく聞かれる質問のひとつです。いくつもある求人の中で、なぜその企業なのかの理由を説明できるように準備しておきましょう。どの企業の選考でも使い回しできるような内容では、採用担当者に納得してもらえず、どこの企業にも受からないことに。とはいえ、応募が1社ということもないと思うので、それぞれの企業で固有の志望動機を用意するといいかもしれません。

一般事務に向いている人の特徴

「採用選考を通過して晴れて一般事務に！だけど何だかイメージと違う…。私には合わないのかも」という理由で、せっかく一般事務へのキャリアチェンジに成功しても、すぐに職種を変えてしまうケースはよくあるものです。興味があってもそれが本当に自分に適しているのかは、実際に働いてみないとわかりません。

しかし、志向性や考え方、理想のキャリアプランといった、自分自身の特徴を自分自身である程度、把握できていれば、キャリアチェンジ後のミスマッチを防ぐことができます。では、一般事務に向いている人はどのような特徴があるのでしょうか。思い当たるポイントがあるか、転職前にチェックしておきましょう。

人とのコミュニケーションに抵抗を感じない

職業柄、営業部門や経理部門など、関係部署とのコミュニケーションが多く発生します。そうしたコミュニケーションに抵抗を感じず、むしろ業務上で気になったことや、知っておいて欲しいことなどを積極的に伝達するような姿勢が必要です。

人をサポートするのが好き

一般事務は基本的にほかの社員を支える業務が多いです。ときには雑用的な業務を担当することもあります。その働きぶりや組織への貢献度が見えづらい側面があるため、人をサポートする業務に抵抗を感じてしまう人にはあまり向いていません。逆に誰かを支えて、感謝されることにやりがいを感じられる人には一般事務は最適な職業と言えるでしょう。

臨機応変に行動できる

デスクワークだけでなく、来客応対や雑務なども一般事務の業務です。また、急遽備品が不足した場合、買い出しに行くこともあるかもしれません。このような柔軟な行動ができる人は一般事務に向いていると言えます。逆に、ひとつの業務を集中してこなしたい、という人は向いていないかもしれません。

ルーティンワークを問題なくこなせる

一般事務の業務には単純で、しかもルーティンでおこなわなければならないものもあります。そうしたルーティンワークに苦痛や抵抗を感じる人は、一般事務へのキャリアチェンジをやめたほうがいいかもしれません。逆にコツコツと業務を進められる、ルーティングで業務をこなすことに抵抗を感じない、という人は適性が高い可能性があります。

これらのポイントは企業が一般事務に求める人物像にも合致します。自分に当てはまるポイントがあった人は、そのことを選考でアピールするといいかもしれません。

一般事務を目指す際にとっておきたい資格

未経験でも実務で活かせる資格を持っていれば、一般事務へのキャリアチェンジを成功しやすくなります。取得しておくと便利な資格を2つご紹介します。

MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）

MOSはマイクロソフト製品の利用スキルがあることを証明できる資格です。基本的に企業ではマイクロソフト製品（WordやExcel）が使われているので、この資格を取得しておけば、そのまま実務で活かすことができます。資料作成やデータ集計などを素早く対応できるスキルがあれば、業務効率化につながります。職場で重宝される存在になることも難しくなくなります。

ビジネス文書検定

ビジネス文章には一定の型や特有の言い回しがあります。この検定では、そうしたビジネスで使われる文章を会得することを目的としています。検定に合格できる頃には基本的なビジネス文書を作成できるようになります。実務で活用できることはもちろん、ビジネス文書はそれぞれの企業でテンプレート化していたりしますが、そのテンプレートを変更するときなどにも、この検定で学んだことが活かせます。

未経験から事務職になれるサービスをフル活用しよう

一般事務へのキャリアチェンジを成功させるためには、求人サービスの選び方や使い方も重要になります。世の中にはいくつもの求人サービスがありますが、それらの求人サービスの中でも事務職の求人件数が多いところを選ぶのがベスト。求人件数が多ければ、それだけ自分の希望に合致した求人に出会える可能性が高くなるためです。応募先の母数を増やすこともできるので、転職成功の確率も上がります。

また、事務職の求人を専門に扱うサービスを利用するのも◎！エージェントサービスであるなら、希望の条件はもちろん、どうすれば選考を通過できるか、といった面接対策のポイントも聞くなどし、転職成功に近づくためにフルで活用することをおすすめします。