未経験で一般事務に転職するのは難しい？転職成功のポイントを解説

一般事務は転職を考える多くの女性から高い人気を誇る職種のひとつです。それゆえに求人が出ていれば応募が殺到し、必然的に倍率が高くなりがちです。そんな競争の激しさから、一般事務になりたいと思いながらも、未経験では内定を取れないのではないかと、大事な一歩を踏み出せない人も少なくありません。そこで今回は、未経験でも一般事務になれるのか、なるためにはどのような行動をすればいいのか、未経験から一般事務になるためのポイントを解説します。

未経験で一般事務への転職は難しい？

結論から言うと、未経験から一般事務への転職は難しい傾向にあります。なぜ難しいのか、その理由をご紹介します。

有効求人倍率が低い

一般事務は男女ともに人気の職種で、ひとつの募集枠に多ければ何百人と応募が集まります。有効求人倍率は低く、現状、競争が激しい職種です。厚生労働省が公表している令和5年8月分の一般職業紹介状況（一般職業紹介状況(令和5年8月分)について）では、一般事務の有効求人倍率が0.34となっています。これは、一人の求職者に対して、およそ0.3件の求人しかないということを示します。この競争の激しさが未経験から一般事務に転職するハードルを上げています。

AIに代替されやすい業務のため

一般事務の業務は、オフィスでの書類作成やデータ入力、電話対応などです。これらの業務は現在、AIによる自動化や効率化が進み、人間が対応する場面が減ってきています。たとえば、書類作成ではAIが文章を作成したり、校正したりすることができますし、データ入力ではAIが音声や画像を認識してテキストに変換したりします。また、電話応対ではAIが自然な会話によって問い合わせ内容を判断し、適切な対応を行なえます。このように、一般事務の業務内容にはAIに代替されやすいものが多くあります。これが、結果的に一般事務の求人数に影響し、未経験から転職を成功させるハードルを上げています。

正社員の求人が少ない

有効求人倍率の低さに加え、一般事務の求人は正社員募集が少ない傾向にあります。多くは派遣社員や契約社員という雇用形態で募集され、さらに経験者や有資格者が優遇されることが多いです。特に正社員採用を目指している方にとっては、この点も課題となります。

以上のような理由から、未経験から一般事務への転職は難しいと言えます。ただし、必ずしも未経験だから一般事務になれないということはありません。

未経験でも一般事務になることは可能

未経験からでも一般事務になることは可能です。求人を出している企業に応募し、書類選考や適性検査、面接を通過すれば、一般事務として働くことができます。とはいえ、上述した通り一般事務の倍率は高く、そう簡単に転職を成功させることは難しいので、しっかりとした対策が必要になります。

一般事務は倍率は高め。しっかりとした対策が必要に

前述したように一般事務は倍率が高い職種です。何も準備しないで選考に進んでは思うように内定を獲得することが難しくなります。想像以上にお祈りメールが届くことから、途中で一般事務への転職を諦めてしまう人も…。そうならないためにも、選考に進む前の準備はきちんと行なうことが重要です。では、どのような準備をすればいいのでしょうか。

なぜ一般事務になりたいのか、理由を明確にする

まずは、どうして事務職に就きたいのか、という部分を明確にしましょう。はっきりとした理由を用意せずに採用選考に臨むと、面接で聞かれた際に筋道を立てて説明することができません。面接官が納得できる回答ができず、次の選考に進むことが難しくなります。その職業に就きたい理由は、未経験募集の採用選考ではよく聞かれる内容です。あらかじめ、明確かつ誰が聞いても納得できるものを考えておきましょう。

自分はどういう人間なのかわかりやすく伝えられるようにする

自分は何をしてきたのか、ほかに何ができるのか、将来的には何をやりたいのか、という部分をまとめておくことも大切です。また、どんなときにモチベーションが上がるか、逆にどういうときにモチベーションが下がるか、などのことも考えておくと、自分はどういう人間なのかがわかり、選考でそれを説明しやすくなります。

納得できる志望動機を用意する

志望動機は採用選考でよく聞かれる質問のひとつです。いくつもある求人の中で、なぜその企業なのかの理由を説明できるように準備しておきましょう。どの企業の選考でも使い回しできるような内容では、採用担当者に納得してもらえず、どこの企業にも受からないことに。とはいえ、応募が1社ということもないと思うので、それぞれの企業で固有の志望動機を用意するといいかもしれません。

未経験でも一般事務への転職を成功させるには？6つのポイントを解説！

未経験可の求人を探す

まず、求人を探す際は未経験の人でも応募を歓迎している企業を探します。未経験可能な求人であれば、経験やスキルなどで選考が不利になる可能性が低くなります。なぜなら、未経験OKとしている企業は経験・スキル以外の部分も考慮したうえで、採用する人を決める傾向にあるからです。「経験がないから…」という理由で選考が落ちる可能性が低いので、未経験でも一般事務に転職できる確率を上げることができます。

気になった求人にはとにかく応募する

一般事務は競争が激しい職種のため、応募数が少ないと、そのぶん選考に進むチャンスが減ります。応募数を増やすことで、選考に進むチャンスを得やすくなるので、気になった求人はとにかく応募することがおすすめです。応募数を増やすと選考に進むチャンスを得られるだけでなく、書類選考で落ちたときの原因も把握しやすくなり、次回に活かすことができます。

正社員以外の一般事務も検討する

繰り返しになりますが、一般事務の正社員求人は倍率が高いです。正社員はほかの雇用形態と比べて待遇が良い傾向にあるので、なおのこと倍率は高くなるでしょう。しかも、募集をかけている企業側も採用基準を高くしている可能性があります。よって、未経験の場合、経験者や資格保持者より選考に落ちてしまうリスクが高くなります。しかし、一般事務の求人の中には、契約社員や派遣社員で募集が出されているものもあります。正社員以外の一般事務も前向きに検討することで、未経験でも一般事務への転職を成功させやすくなります。

希望条件にこだわり過ぎない

希望条件とは、給与や勤務時間、福利厚生などの働く環境に関することです。これらの条件は転職の際に考慮すべきことですが、未経験の人が希望条件にこだわり過ぎると応募できる求人が限られてしまいます。結果、本来なら内定を取れた企業の選考をも、ふいにしてしまう可能性が出てきます。もちろん、希望条件は働くうえで大事な部分です。ですが、未経験から一般事務への転職を叶えるためにも、希望条件についてはこだわり過ぎないことがポイントになります。

業界に関する知識を深める

応募する企業の業界に関する知識を深めておくと、企業側に本気度が伝わり、選考を有利に進めやすくなります。また、志望動機なども明確にできるようになるので、面接の際にうまくアピールすることができます。一般事務の仕事は、業界によって職務内容が変わったりします。その業界のことを知ることで、自分が興味を持って仕事ができるかどうか把握しやすくなるところもポイントです。

事務スキルを身につける努力をする

一般事務の仕事では、パソコン操作や書類作成、電話応対などの事務スキルが必要になります。そうした事務スキルは独学やオンライン講座などで身につけることができます。もちろん、就業後でも事務スキルは身についていきますが、自分で努力をしていると応募先の企業に情熱が伝わりますし、自分の能力をアピールすることもできます。本気で一般事務に転職するのなら、そのような努力も大切になります。

一般事務を目指す際に取得しておくと便利な資格

未経験でも実務で活かせる資格を持っていれば、一般事務へのキャリアチェンジを成功しやすくなります。取得しておくと便利な資格を2つご紹介します。

MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）

MOSはマイクロソフト製品の利用スキルがあることを証明できる資格です。基本的に企業ではマイクロソフト製品（WordやExcel）が使われているので、この資格を取得しておけば、そのまま実務で活かすことができます。資料作成やデータ集計などを素早く対応できるスキルがあれば、業務効率化につながります。職場で重宝される存在になることも難しくなくなります。

ビジネス文書検定

ビジネス文章には一定の型や特有の言い回しがあります。この検定では、そうしたビジネスで使われる文章を習得することを目的としています。検定に合格できる頃には基本的なビジネス文書を作成できるようになります。実務で活用できることはもちろん、ビジネス文書はそれぞれの企業でテンプレート化していたりしますが、そのテンプレートを変更するときなどにも、この検定で学んだことが活かせます。

日商簿記

簿記は、企業の経営活動を記録・計算・整理して、企業の経営状況や財政状態を明らかにします。その資格を取得することで商業簿記や会計学、原価計算などのスキルを習得できるため、採用選考で有利になる場合があります。日商簿記は、1級・2級・3級の階級に分かれており、3級から1級になるにつれて内容が難しくなっていますが、1級を取得していると、よりアピール材料に。一般事務に転職するなら、ぜひ取得しておきたい資格と言えます。

一般事務に向いている人の特徴

「採用選考を通過して晴れて一般事務に！だけど何だかイメージと違う…。私には合わないのかも」という理由で、せっかく一般事務へのキャリアチェンジに成功しても、すぐに職種を変えてしまうケースはよくあるものです。興味があってもそれが本当に自分に適しているのかは、実際に働いてみないとわかりません。

しかし、志向性や考え方、理想のキャリアプランといった、自分自身の特徴を自分自身である程度、把握できていれば、キャリアチェンジ後のミスマッチを防ぐことができます。では、一般事務に向いている人はどのような特徴があるのでしょうか。思い当たるポイントがあるか、転職前にチェックしておきましょう。

人とのコミュニケーションに抵抗を感じない

職業柄、営業部門や経理部門など、関係部署とのコミュニケーションが多く発生します。そうしたコミュニケーションに抵抗を感じず、むしろ業務上で気になったことや、知っておいて欲しいことなどを積極的に伝達するような姿勢が必要です。

人をサポートするのが好き

一般事務は基本的にほかの社員を支える業務が多いです。ときには雑用的な業務を担当することもあります。その働きぶりや組織への貢献度が見えづらい側面があるため、人をサポートする業務に抵抗を感じてしまう人にはあまり向いていません。逆に誰かを支えて、感謝されることにやりがいを感じられる人には一般事務は最適な職業と言えるでしょう。

臨機応変に行動できる

デスクワークだけでなく、来客応対や雑務なども一般事務の業務です。また、急遽備品が不足した場合、買い出しに行くこともあるかもしれません。このような柔軟な行動ができる人は一般事務に向いていると言えます。逆に、ひとつの業務を集中してこなしたい、という人は向いていないかもしれません。

ルーティンワークを問題なくこなせる

一般事務の業務には単純で、しかもルーティンでおこなわなければならないものもあります。そうしたルーティンワークに苦痛や抵抗を感じる人は、一般事務へのキャリアチェンジをやめたほうがいいかもしれません。逆にコツコツと業務を進められる、ルーティングで業務をこなすことに抵抗を感じない、という人は適性が高い可能性があります。

これらのポイントは企業が一般事務に求める人物像にも合致します。自分に当てはまるポイントがあった人は、そのことを選考でアピールするといいかもしれません。

未経験から一般事務になれるサービスをフル活用しよう！

一般事務へのキャリアチェンジを成功させるためには、求人サービスの選び方や使い方も重要になります。世の中にはいくつもの求人サービスがありますが、それらの求人サービスの中でも一般事務の求人件数が多いところを選ぶのがベスト。求人件数が多ければ、それだけ自分の希望に合致した求人に出会える可能性が高くなるためです。応募先の母数を増やすこともできるので、転職成功の確率も上がります。

また、事務職の求人を専門に扱うサービスを利用するのもおすすめ！エージェントサービスであるなら、希望の条件はもちろん、どうすれば選考を通過できるか、といった面接対策のポイントも聞けます。転職成功に近づくためにフルで活用できます。