一週間前に頼まれていた仕事を「あ〜これ明日期限だった・・・」と大急ぎで片付けたり、残業も月に３０〜４０時間、そこまで働きすぎというほどではないけど、なんだか毎日追われている気がする。いやむしろいつも終わらない仕事が溜まっている気がする・・・。そんなあなたは、タスク管理がしっかりとできていない恐れがあります。そんな人に朗報です！ついつい仕事を後回しにしちゃうという“おさぼりさん”でも、付箋を使えば、わかりやすく、なおかつゲーム感覚でタスクをサクサク片付けることができちゃうんです！用意するのはA4用紙2枚と付箋。では早速そのやり方について、説明していきましょう。
① 持っているタスクの棚卸し
まず、今持っているタスク、これからやらなければいけないことを全て付箋に書き出しましょう。ここでは期限などは考えず、思いつくもの全てです。ポイントは、業務を細分化すること。例えば、「新コンテンツ作成」ではなく、「新コンテンツテーマ出し」、「デザイナー選定」、「ターゲット設定」等、作業レベルに落とし込んで書き出しましょう。
② 今日、明日、今週、今月に分類
①でタスクを書き出した付箋を、期限ごとに今日、明日、今週、今月、の４つに分類します。A4の紙を縦に置き、１枚目には９時から17時まで、１時間ごとの数字を記入していきます。これがスケジュール帳の役割を果たしてくれます。２枚目には上部に今日、明日、今月と横に並べて記入します。
③ スケジューリング
先ほど分類した付箋のうち、期限が「今日」のものを、１枚目の紙に貼っていきます。タスクごとに、優先順位と所要時間を考えて、何時に取り掛かるのがベストか考えましょう。この時のポイントは、「フリー」の時間を作っておくことです。急な依頼を受けたり、長時間の電話が入ったりすると、スケジュールが崩れて、急にやる気をなくしてしまったりします。ギチギチにせずに、１〜２時間は「フリー」の時間をスケジュールの中に入れておくことが大切。こうすれば、タスクが想定より長引いた場合でも、スケジュールが押すことがありません。「明日」、「今週」、「今月」に分類した付箋は、それぞれの期限にあった欄に貼っていきましょう。
④ タスクのお片付け開始
準備はこれで終了！！あとは、スケジュール通りにタスクを片付けていくだけです。最初にスケジューリングしておくと、タスクが終わるごとに「次は何を片付けよう」と考える必要がありません。ただ上から順に片付けていくだけ。終わったタスクはどんどん付箋を剥がしていきましょう。最初はびっしり貼ってあった付箋が、少しずつなくなっていく様子がそのうち快感に変わります。「明日の付箋２枚も今日片付けてしまおう」なんてゲーム感覚でサクサクこなすことができるので、楽しく仕事をかたしていくことができます。
⑤ 毎朝１０分のタスクチェックを日課にする
毎朝１０分、タスクチェックをする時間をとりましょう。新たに生まれたタスクを付箋に書き出し、「今日」、「今週」、「今月」の欄に貼ってある付箋と合わせ、優先順位を考えてスケジューリング。これをするだけで、確実に、余裕を持って仕事をすることができます。
まとめ
「今日は休憩を取れないほど忙しいぞ！」という日でも、見える化してみると「あれ、意外に余裕あるかも」と心にゆとりができるもの。付箋を使った簡単タスク管理、オススメです！
