ひとり立ちをする前に！新入社員が押さえておくべきビジネスマナー～おさらい編

新入社員のみなさんも会社に入って半年以上、会社に慣れてきた頃でしょうか。営業職であれば、ひとりで客先へ訪問。バックオフィスであれば、ひとりでお客様のお出迎え。任せられた仕事も増えてきたとはいえ、まだまだ一人前の半歩手前で不安なこともありますよね。特にビジネスマナーは研修で習っても、使わなければ忘れやすいもの。あらためておさらいしておきましょう！

キホンその１：名刺交換

名刺交換は初対面の方との挨拶そのもの。基本的なことですが、名刺は切らさないようにしておきましょう。会社のロッカー、スーツやカバンのポケットに予備を入れておくのも手。ただし、いくら予備だからといってヨレヨレ、シワシワになったものはNG。たまにカバンの中にしまいっぱなしで変なニオイやシミがついていた…ということもあるので、定期的にチェックを。名刺交換は必ず立って、テーブル越しに行なわないように。目下の人から先に交換します。この場合の「目下」とは「相手からお金をもらう側」のこと。わからない場合は、事前にどういった内容のアポイントメントなのかを確認しておくと安心です。名刺は必ず相手に向けて文字に指がかからないよう、親指と人差し指で名刺の手前の両角を持つと渡すときにスムーズ。その際に名刺入れを持ったままなら、人差し指と中指で挟むようにするといいでしょう。差し出す際は相手が差し出した名刺の高さより、低い位置で差し出します。でも、いくら身分が下だからといって、位置を下げすぎてひざまづくのはやりすぎというものです。いただくときは「頂戴いたします」という一言と会釈を忘れないようにしましょう。

キホンその２：上座の位置

研修で習ったはずの上座と下座、覚えていますか？上座は安全で居心地の良い席とされ、目上の人やお客様が座るところです。応接室であれば、入り口から一番遠い席が上座。肱掛椅子とソファーなら、ソファーにお通ししましょう。場合は床の間に一番近い席へ。上座は「奥の席」とも言うそうなので、お客様を案内するときは「奥の席へどうぞ」と声をかけると相手も入りやすくなります。もし上座が一人掛けの席しかない場合、無理やり2人座らせようとすると、かなり密着率が高くなります。できれば避けたいもの。応接室や会議室などの部屋のほかに、車やエレベーター、円卓にも上座があります。アポイントメントの詳細がわかっていれば、事前にチェックしておくと安心です。しかし、実際の接待や商談では、場所や状況によってさまざまなケースに見舞われる場合があります。トイレが近いから席を出入り口から近くしてほしいとか、あの子にお酌してもらいたいから上座の正面に座ってほしいとか…。上座と下座は基本のマナーではありますが、譲り合いと臨機応変な対応も大切です。

キホンその３：エレベーターでの所作

エレベーターの到着を待つ際は、降りる人の邪魔にならないよう必ず扉の脇に立ちます。到着したらエレベーターホール側の上下ボタンを押さえて、上司やお客様から先に乗り込んでいただくよう案内します。最後に自分も乗り込み、操作パネルの前に立ちます。前述した上座のマナーを踏まえると、エレベーターの操作パネル前が一番下座です。知らない人が乗り込んできたら、降りる階数を伺いましょう。各階で降りる人がいれば、その人が下りるまで「開」ボタンを押さえておきます。急いでいても、人が降りたらすぐに「閉」ボタンを押したり、連打するのはやめましょう。癖でついやってしまう人もいるようですが、エレベーターでの所作は意外と目につき、場合によっては事故にもつながるので危険です。気をつけましょう。また、よくある風景としてほほえましいのが“新人同士の階数ボタン押す権利”の奪い合い。「代わります！」「代わりまーす！」「いや、代わります」…まるで終わりゆく夏を惜しむ蝉しぐれのようで、一服の清涼剤として5年目以上のベテランを癒してくれます。