上司や部下への説明の途中。「あれ？何が言いたかったんだっけ…？」とつまづいちゃった経験、ありませんか？家族や友人と話すときはそんなことないのに…なんて人も多いと思います。それもそのはず。ビジネス上での会話は普段の会話とはちょっとだけ違うんです。何も考えず話しても良いいつもの会話とは違い、ビジネスでは簡潔かつ正確に、わかりやすく伝えることが求められます。説明力は、商談やプレゼン、上司部下への報告…とビジネスシーンでとても重要になるスキル。この機会に、説明ベタから脱出しましょう！
1：自分が理解しているかチェック
当然、自分が話を理解していなければ相手に何も伝えられません。たとえどんなに簡単な報告であっても、わかったつもりにならずに数回は内容を確認してください。そのうち話の要点がわかり、どの情報が必要なものなのかの取捨選択もしやすくなるでしょう。情報の精査の際のチェック項目は2つ。1つ目は、話の核は何か。2つ目は、5W1Hが押さえられているかです。感覚がつかめるまで意識して取り込むと良いでしょう。
2：ロジカルシンキングを意識
よく「結論や事実から述べ、それから自分の考えを話すと良い」と聞くと思います。このような話の順番はすでに意識している人も多いのではないでしょうか。それでも簡潔に説明できないのは、”自分の考え”の部分がまとまっていないのが原因かも。そんな時は、一度問題を分解し深堀してみてください。理解度を深められる上に、話を整理できるようになります。きっと、伝えやすくなるはず。
3：話し方を工夫
聞き手に正しく伝えるには、話し方にも工夫が必要です。基本的なことだと軽視されがちですが、実は話し方が聞き手の理解度を左右することも多いんですよ。必ず意識してほしいのは相手が話についてきているかのチェック。特にプレゼンなどの大人数に向けての説明の場合は、置いてけぼりになっている人がいないか逐一確認する必要があります。もし理解していないような表情の人がいれば「ここまでで疑問点がある方はいらっしゃいますか」と問いかけてみてください。コミュニケーションエラーを防ぐためにも、双方の認識は必ず会話の中で合わせておくようにしましょう。
【まとめ】
説明ベタから脱出するために、日頃から簡単にできるトレーニングもあります。それはその日一日の出来事を日記にしてまとめること。日記が無理なら映画やドラマ、本のあらすじでも良いでしょう。きっと、話の順序を立てる習慣がつくはずです。