会議や商談など、議事録を取る機会ってたくさんあると思います。特に新人のうちは「今日の議事録とっておいて」なんて言われることが多かったりして。先輩方に比べて、会議への貢献度がまだそれほど高くないぶん、こういったところで役に立ちたいもの。しかし、議事録の書き方を教えてくれる会社ってあまり聞いたことなかったりして。入社時や依頼のタイミングで丁寧に教えてくれたり、もともとテンプレートが用意されていれば良いのですが…。「改めて聞くまででもない…でも自分の作る議事録で良いのか自信はない…」なんて思っている人も多いのではないでしょうか？そこで今回は、今更聞けない議事録の取り方をご教授します♪
簡潔に書く
“簡潔に書く”と言っても、そこに至る経緯など重要なことは省略したらダメ。何をどうまとめて良いかわからない！という人は、5W1H(いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように)を意識すると◎。会議や商談でメモを取る際も、その点に注意しておけば、重要なところを聞き逃さなくて済みます。もし会議で言っていなかった場合は、推測して補足するようにしてください。それでは不安…という人は、終了後に確認しましょう。また、言葉を言い換えて文章を整えるのも大切なことのひとつ。というのも、話の内容をそのまま書いているようでは非常に読みづらい議事録になっちゃう可能性大なんです。口で説明するとどうしても分かりにくくなってしまうので、言いたいであろうことを正しく汲み取る力をつけたいもの。
フォーマットを統一する
課題、開催日時、決定事項、会議の内容、次回会議の日程など、まとめることを事前に決めておきましょう。あらかじめテンプレートを作っておくとキレイにまとまるのでオススメです。フォーマットを統一するだけでなく、余白や一文の長さをある程度揃えたり、文章量に偏りがないよう気をつかえばさらに見やすくなります。このとき注意したいのが、話の順序を組み替えてしまうこと。まとめる際やってしまいがちですが、議事録をとるときは控えた方が良いでしょう。”キレイにまとめる”と言っても、会議や商談の流れには沿うよう意識して。
24時間以内に提出する
当たり前ですが、提出は早ければ早いほど良いです。もし、提出期限に余裕があったとしても、絶対にその日のうちに出してください。というのも、会議中にメモしきれなかったところなどが出てきた際、当日中なら思い出せる可能性が高いから。思い出せなかったとしても、当日中であれば出席したメンバーに聞けるでしょう。なので、上司や先輩が提出までに時間を設けてくれていたとしても、甘えずにその会議の記憶があるうちに提出してくださいね。上司や先輩だって、その議事録をもとに、次回の会議までに考えなければいけない人がたくさんいます。そう思ったら、早く提出しようと思うはず。
【まとめ】
スピードも重要ですが、中にはレポート形式のように高いクオリティの議事録を求められるときもあります。そんなときにやってしまいがちなのが、とにかく情報を詰め込むこと。「全て書かなきゃ」と思うあまり、ゴチャゴチャしてしまって読みづらい文章になってしまうんです。「わかりづらいな」と思ったら、一旦立ち止まって、もう少しシンプルに書くよう心がけると◎。議事録をとるのは、情報を正しく共有するため。参加できなかった人が読んでも、すぐにわかるようになっているかがポイントです。