会議と会議の合間や、次のスケジュールまでの待ち時間など、働く上でムダなことって結構ありますよね。仕事にムダがあると、効率は悪いしコストもかかります。良いことなんて、ひとつもありません。そんな、仕事のムダを省くことができたら、時短した分の時間で別の仕事ができたり、もっとクオリティの高い仕事ができるようになるはず。ムダはどんどん省いていきたいものですよね。とはいえ、どうやってムダをカットするのかわからないという人もいると思います。そこで今回は、オフィスでのムダな時間をなくすための方法をご紹介します。
①相手と正しくイメージを共有する
上司や先輩、取引先とイメージがしっかり共有できていたら、やり直しや差し戻される時間と手間が省けます。その結果、工数が減って他の仕事をする時間を増やせるでしょう。しかし、”イメージを共有する”と言われてもいまいちピンとこない人もいますよね。相手と正しくイメージを共有するコツは、大まかなビジュアルを伝えた上で詳細を伝えることです。まず、大体のイメージを掴んでおけば想像しやすく、作成する時間も削減できます。プレゼンの資料の作成なども、大体の項目を決めておくと良いかもしれません。
②メリハリをつける
疲れていたり悩みがあったり…どうしても集中できないときってありますよね。そういうときに頑張って取り組みがちですが、やめた方が良かったりするんです。「ダラダラしちゃうな…」なんてときは、思い切ってしっかり休憩を取ってください。休憩時間が余分にかかる気がしちゃいますが、実はコレもムダの削減になります。というのも、クオリティが低くなってしまったり、休憩時間より長く時間がかかったり、さらにストレスがかかったり…良いことなんてひとつもないからです。それなら、しっかり休んでから切り替えた方がスピードもクオリティも良い仕事ができるでしょう。
③既存のルールやフローを見直す
スケジュールやフローなどの「今まで特に問題なかったから…」とずっと続いているルール、ありませんか？そういうものって、意外とムダが多かったりするんです。「もともと決まっているものだから」「今までずっとそれでやってきたから」と放置しがちですが、そのままではいつまで経ってもムダなまま。誰かがそれに気付かなければ、知らず知らずのうちに会社が損し続けることになります。この機会に“ムダ探し”をしてみてはいかがでしょうか。
【まとめ】
“ムダなことなんてひとつもない”とよく聞きますが、働く上では効率も求められます。仕事でそんなこと言っていられません。ムダを削って、その削った時間でさらに良いクオリティの仕事ができてこそ、デキる働き女子ではないでしょうか。年末は何かと忙しい時期。効率よく仕事をこなさなければ、タスクに追われることになりかねません。ぜひこの機会にちょっとしたムダを削減してみてください。