意外と知らない基本のキ！普段から心がけたいメールのマナーって？

あなたは、上司や同僚に仕事の依頼や報告をするとき、どのような連絡手段をとっていますか？SNSでの連絡が主流になってきた今では、社内でもチャットやメッセージでのやり取りがメインだったりして。以前までは社内メールの失敗からマナーやルールを学ぶことができましたが、今はそんな機会はほとんどなく…。あまり慣れていないからこそ、社外への連絡はより気をつけたいですよね。そこで今回は、正しいメール文面がどんなものかわからないというイマドキ働き女子のために、知っておきたいメール術をご教授します。

絶対に気をつけたい誤字脱字

絶対に気をつけたいのが、誤字脱字。特に敬称を付け忘れたり、名前を間違うのはとても失礼なこと。最後にメールの文章を確認するとき、サラッと読み返しただけで満足していませんか？しっかりと読み直し、漢字の間違いがないかなど、細かくチェックすることが大切です。誤字脱字があると、マナー以前のことがしっかりできない人という印象を与えてしまいます。そんな人には仕事を頼みたくないですよね…。まずは基本的なところからきちんと取り組めるようになりましょう。

過剰すぎる丁寧語

丁寧語を使うのは良いことですが、使いすぎは逆効果。飲み会の席でも「おビールお注ぎします」と変な丁寧語を使っている人、いますよね。「丁寧に丁寧に」と思うあまり、何でも”お”をつけてしまう気持ちは分かりますが、そこはグッと堪えましょう。普段敬語を使い慣れていないのが相手に伝わってしまい、「常識がないな」と思われてしまうかも。文中の敬語に違和感を感じたら、使い方があっているのか調べてみてください。最後に一度、上司にチェックしてもらうのも忘れないように。

まずは結論から

メールでの文章は、口頭で伝えるときと同じように、結論から述べるように心がけましょう。他愛のない会話でコミュニケーションを取ってから本題へ、と気を遣ったつもりが、逆にストレスを与えてしまっているかも。ビジネスメールなので、送り手への余計な状態報告はいりません。結論から書くときのポイントは、件名。「」でくくった件名のあと、企業名と名前をいれるとグッと良い件名になります。必ず読んで欲しいものや早急に確認して欲しいものには【重要】とつけるのもひとつの手。件名を書かずに送るなんてことはもってのほかです！

導入には枕詞を

「まずは結論から」と前述しましたが、枕詞はしっかり使いましょう。勿論、取引先の企業名・宛名・肩書きは必ず書くことがマナーです。「お世話になっております」や「はじめまして」、「突然のメール失礼致します」など、一言加えるだけで良い印象になります。チャットやメッセージだと、企業名などは入れずに結論のみを送りがちですが、メールではしっかりとしたルールやマナーでやり取りしましょう。