ピンチ？チャンス！？ お花見幹事を成功させる8つの秘訣

待ちに待ったお花見シーズンの到来。部署内でまだまだ新米のあなたは、お花見の幹事に抜擢されることがあるかもしれません。はたまた、入社数年も経ち“お役ごめん”と安心しているあなたは、新米の手助けを命じられることもあるかもしれません。そんな“ピンチ（？）”を“チャンス”に変えるために欠かせない、8つのを秘訣を人事歴3年、社内のあらゆるイベントごとを取り仕切ってきた株式会社CIN GROUPの木下さんに教えてもらいました！

日取りは桜の開花時期に合わせて決める

まず何よりも重要な日時＆場所。新人さんだと、いきなりここでつまづく人も多いんだそう。早速木下さんにアドバイスいただきましょう。

木下「最初に開催場所を決めます。場所は、平日でも休日でも会社からなるべく近い場所が無難。次に桜の開花時期を確認し、その間のスケジュールを全員に確認します。その際、全員に聞きまわるなんて野暮なことはせず、調整さん（https://chouseisan.com/）など使いましょう。これを使えば、日程調整や、参加確認が手軽にできます。出揃ったらその中から一番出席可能な人数の多い日に決定、以上。なかなか決まらない場合ってたいてい『この日はＡさんがダメ、次の日はＢさんがダメ』ってやってる。人数にもよりますが、全員の予定を合わせようなんて考えは捨てるべし（笑）。うだうだやってるうちに開花時期を逃してしまわないように、そこはきっぱりと割り切りましょう！」

場所取りと敷物にもひと工夫

全員を会場まで誘導するのも幹事の仕事。

木下「事前に場所取りが必要な時は、なるべく近くに目印があるスペースをとることがおすすめ。近くに“赤い屋根のパン屋が目の前にある”とか、“シンボルモニュメントの近く”とか些細なことでＯＫ！要はみんなが迷わず到着できれば良いわけです。敷物は業務用の大きなシートを二重に。その下にダンボールなんて敷いてあったら言うことなしです！」

会費は事前徴収、雨天中止＆延期の決断は迅速に

日時＆開催場所が決まったら次にすることはこちら。

木下「会費の徴収は必ず事前に行なっておきます。花見当日に集めると必ずしっちゃかめっちゃかになるので。立て替えられるなら、後日集金でもＯＫ。さらに開催日当日の天気予報がこまめにチェック。開催3日前になっても雨の予報が出ていたら“中止、もしくは延期”の連絡をして、会費を全員に戻します。もちろん、そのまま飲み会に変更するのもありです」

飲み物はソフトドリンクも忘れずに

定番の缶ビール、サワーなどは言わずもがな、絶対に欠かしちゃいけないというのがこちら。

木下「アルコール類はたっぷり用意しているのに、ソフトドリンクはおまけ程度にしか手配しない人がいます。でもこれはＮＧ。特に女性もいる場合はお茶やジュースは多めに手配。お酒は、前年の幹事にどのくらい用意したかを確認して計算するのが◎。そうそう、用意したドリンクは必ず氷を入れたクーラーボックスで冷やして保管すること。これも大事です」

食べ物は、お惣菜におつまみ、スナックなど

では食べ物はどうでしょうか。

木下「から揚げなどのお惣菜に、おつまみの乾き物、ポテチやポッキーなどのお菓子があれば良いんじゃないかな。食事の量は大幅に余るより8分目で調達するのがベスト。少人数のアットホームなお花見ならそれぞれが買ってきて持ち寄ればヨシ。男性が多い場合はおにぎりなどもあると喜ばれるかも」

紙皿、紙コップ、割り箸は多めに用意、ゴミ袋も忘れないように

意外と忘れがち、でも絶対欠かせないのがコチラ。

木下「とりわけ用のお皿やコップは必ず多めに持っていきましょう。大きなゴミ袋もマスト、残った荷物を持って帰るようの大きな紙袋もいくつかあると便利。紙おしぼりとウエットティッシュ、普通のティッシュも箱でもって行きます！あと雑巾も（笑）！毎年必ず、お酒こぼす人がいるのでこれも必須です」

ゲームも持参で盛り上がること間違いなし！

盛り上げるのも幹事の役目？とまでは言いませんが、どうせならみんなに楽しんでもらいたいですよね。

木下「ゲームや遊び道具を持っていくのもおすすめです。トランプやUNO、広い公園などでやる場合は大縄跳びやバトミントンを持っていったことも。盛り上がりすぎて周囲の迷惑にならないようにだけ、気をつけてください」

女性が多い場合にあると喜ばれるもの

毎年出席者の2／3を女性が占めるという木下さんの会社。彼女たちに向けての気遣いも忘れないそう。

木下「夕方や夜にかけて行なう場合は、ひざ掛けやブランケットを用意したりしています。これは、スカートで駆けつける女性にも好評。ホッカイロなんかもあると喜ばれます」