あなたは朝起きたとき「顔を洗って、そのあとは…」と次の行動を考えますか？きっと、ほとんどの人が無意識で毎日同じ行動をしていると思います。行動が習慣化されると、考えている時間が短縮されるため、時短につながるんです。それは普段の行動だけでなく、仕事でも言えること。働きながら自分のリズムを作ってしまえば、今より質も効率も良くなります。残業時間の短縮にもなるかも。そこで今回は、仕事を効率よく終わらせるための”習慣化”を身につける3ステップをご教授します。
ステップ1：細分化する
たくさん案件がきたときや、大きなプロジェクトを任されたとき、あなたはどうやって仕事をこなしていますか？「今すぐ取り掛からなきゃ」と思ってしまいがちですが、まずは細分化しましょう。まとめて処理するのではなく、一日、一時間単位でコツコツとこなしていけば大幅に時間を過ぎることはなくなります。「目標時間内に終わらせよう」と集中して取り組めるので、仕事の質も上がるはず。少しずつ分けているので、気持ちも楽になるかも。
ステップ2：見える化する
細分化して仕事に取り組めるようになったら、今までに比べてどのくらい時短できているのかを”見える化”してみてください。自分の成長がちゃんと見えれば、モチベーションアップにつながります。また、見える化”するのは自分の成長だけではなく、時給の計算。勤務時間に対していくら給料をもらっているのか考えると、ただダラダラ過ごすことはなくなり、効率も良くなるはず。色々なことを見える化していけば、きっと考え方や働き方が変わるでしょう。
ステップ3：記録する
最後は、”細分化”した仕事と”見える化”した仕事を記録してください。アプリで管理するのも良いですが、より頭に入れるために手書きをオススメします。記録すると、一日の流れを振り返ることができるので、習慣化するにはもってこい。一日の終わりに記録するまでを習慣にしてしまえば、自然とリズムが出来上がります。仕事も朝の準備と同じ要領でこなせるようになっているはず。
【まとめ】
いかがでしたか？「身につけるのは長い時間が必要だ」と考えてしまいがちですが、案外簡単な方法で仕事を習慣化できちゃいます。〆切に余裕が持てたり、残業時間が減らせたり、気持ちが楽になったり…。ただし、習慣化しすぎには要注意。というのも、気を抜きすぎて”仕事”が”作業”になってしまうこともあるんです。そうならないためにも、線引きは意識しておこないましょう。
参考：日経MJ2017年9月27日
「生産性を高める仕事時間ダイエット」
