面倒くさいのは最初だけ！仕事効率10倍アップ確実のフォルダ整理術

探しものはなんですか？見つけにくいものですか？デスクトップもドキュメントフォルダの中も探したけれど、見つからない…なんてことにならないよう、日頃からデスクだけでなくデータも整理整頓しておくことが大切！基本的なことかもしれませんが、私が普段やっているフォルダ整理術をこっそり教えます。

ショートカット・フォルダを置くのは2列目まで

最初にデスクトップにショートカットやフォルダを置いておくスペースを決めてしまいます。私の場合は若干小さめのアイコン表示で並ぶのは2列まで。3列目にはみ出したら、ドキュメントなど他のフォルダにしまえるもの、ゴミ箱行きでも問題ない要らないものを探して処理します。どこまでデスクトップにモノを置くかは、自分の好みなので絶対2列というわけではありませんが、すぐにデスクトップが半分以上埋まってしまう人は自戒の念もこめて狭く決めてしまうのがおすすめ。

よく使うカテゴリ名を決める

更新頻度や優先順位、重要度によって整理するデータをカテゴライズします。いま手がけているプロジェクトや毎日作業する業務、たまに作業する業務、イレギュラー、一時的なものなど。自分の持っている仕事をできるだけすべて把握し、一読しやすい短いカテゴリ名をつけましょう。よく使うフォルダ名から先頭に01、02と番号を付けていくと思い通りの順番で表示でき、名前の中に黒塗りの★や■などの記号をつければ、リスト表示でも比較的目に留まりやすくなります。例えば、勤務管理は毎日使うから「01_勤怠管理」、プロジェクトAなら「02_★プロジェクトA」、業務Bは「03_■業務B」など。カテゴリ分けを忘れていたものがあれば、その場で整理する癖を。急いでいるからあとで…なんて思っても、やらない人はきっとやりません（笑）フォルダを新規作成、名前変更、移動なんて数分かからずとも終わるんですから、その場でやってしまいましょう！

データごとに置き場所を決める

なるべくアプリケーションのショートカットは厳選して、タスクバー（MacはDock）に置くのが良いでしょう。よく使うフォルダやファイルは当然デスクトップに置いておくのが良いと思いますが、あまりにも多ければ本末転倒。でも「選びきれない」というときは、大カテゴリのフォルダを作ってショートカットをデスクトップに置いておきましょう。例えば、現在進行中のプロジェクトAとプロジェクトBのフォルダは「進行中案件」というフォルダに入れて、そのフォルダのショートカットのみをデスクトップに置いておくなど。筆者の場合は、「○○用記事」「○○用テープ起こし」などメディアごとに分けたフォルダはすべて、あらかじめパソコンに用意されていたドキュメントフォルダの中で作成・整理しています。デスクトップにはドキュメントフォルダへのショートカットしかありません。

古いデータや一時的なデータを置いておく場所を作る

クローズした案件や処理し終わったけど、まだ削除できないデータはそれ専用のフォルダを作って保管しておきましょう。「_old」や「処理済」「一時保管」など任意の名前を付けて、そのフォルダに放り込んでおきます。定期的に中身の見直しをしないと散らかり放題になるので、気をつけてください。

フォルダのアイコンを変えてみる

Windowsならフォルダを右クリックしてプロパティのカスタマイズでアイコンの変更をクリック。スターや「！」の警告マークにすれば、フォルダの見た目で差別化ができます（OSや環境によっては変更できない場合もあり）。ただし、フォルダの中身のプレビューは表示されなくなるようなのでご注意を。

お気に入りによく使うフォルダを登録

フォルダをクリックして開く画面（エクスプローラーという）の左側に「お気に入り」（※Windows10なら「クイックアクセス」）という各フォルダへのリンクが並んだエリアがあると思います。そこによく使うフォルダは登録しておきましょう。登録したいフォルダを開いて、「お気に入り」を右クリックし、「現在の場所をお気に入りに追加」をクリック。これで登録は完了です。